Anfang 2020 – die Welt stellt sich auf den Kopf und der verschobene Semesterstart kündigt nur vage an, was die darauffolgenden Monate für das Leben an der Hochschule mit sich bringen. Die Universitätsbibliothek der Uni Passau ist einer der Dreh- und Angelpunkte des Hochschuluniversums. Die Pandemie zwingt auch die Bibliothek zu neuen Regularien und dazu, mit ihrer „offenen Kultur“ zu brechen.
"Als Universitätsbibliothek ist unser Auftrag und unser Selbstverständnis, Wissen und Information öffentlich bereitzustellen. Dazu gehört nicht nur der freie Zugang zu Büchern und Medien, sondern auch die möglichst umstandslose Nutzung unserer fünf Lesesäle als Lernräume.“ – Dr. Steffen Wawra, Leitender Bibliotheksdirektor.
Mit der Corona-Pandemie wird die Bibliothek vor neue Herausforderungen gestellt, denn in Prüfungsphasen suchen rund 1.300 Studierende zeitgleich die Lesesäle auf. Diese Besucherströme galt es zu verringern und zeitlich wie räumlich zu kanalisieren, erklärt Michael Lemke (Benutzungsleitung). Die Universitätsbibliothek Passau erkannte in der Not die Chancen der Digitalisierung und strebte eine stabile, gesetzeskonforme und intuitive digitale Buchungslösung an.
Um die Umsetzung zu beschleunigen und die hauseigenen Rechenzentren zu entlasten, wurde nach einer externen Lösung gesucht ˗ Outsourcing als optimale Kosten-Nutzen-Balance. Der Grundstein für die Partnerschaft zwischen der Universitätsbibliothek Passau und der Buchungsmanagementlösung anny war gelegt.
Agile Plattformentwicklung durch Praxistests
Neben grundlegenden Funktionen waren die Anforderungen an das Buchungssystem eine DSGVO-konforme Datenerhebung und -löschung sowie eine sichere Authentifizierung. Erstmals werden Handscanner für das Prüfen und Einchecken der Tickets verwendet. Anfängliche Schwierigkeiten konnten dank der Praxistests in Passau effizient verbessert werden. Durch eine agile Plattformentwicklung entstand eine Win-Win-Situation zwischen beiden Partnern.
Schnelle Reaktion auf Änderungen im Infektionsgeschehen
Zwischenzeitlich waren alle fünf Lesesäle der Bibliothek online gelistet. In jenen Wochen, in denen die Bibliothek unter Auflagen geöffnet hatte, zählte sie pro Tag etwa 600 gebuchte Plätze. In den ersten zwei Monaten gingen über 15.000 Buchungen ein, was die große Akzeptanz unter Studierenden und Kolleginnen und Kollegen erkennen lässt.
"Vor allem wird die Möglichkeit zur individuellen Platzauswahl von den Studierenden sehr gut angenommen. Wir als Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mussten uns keinem System anpassen, im Gegenteil, wir konnten das System nach unseren Bedürfnissen formen. Die Bedienung empfand ich persönlich als intuitiv und einfach.“ ˗ Bettina Himpsl, Benutzung.
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